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TL;DR O365 Noticias Semanas 30-34, 2018

TL;DR

MC146637: Aplicaciones de terceros en AAD muevan casa a la galería de O365
MC146557: Office 365 Roadmap => Microsoft 365 Roadmap
MC145909: Outlook para el escritorio ahora respeta los permisos por defecto asignados en el centro de admin para OneDrive
MC145892: Opciones trasladado para ‘simplificar’ la creación de Grupos de O365
MC145697: Sway cambia su URL a sway.office.com
MC146556: Optar fuera del cambio que activa versiones globalmente en OneDrive y SPO antes del 30/9/2018, si no...
Como comentamos en el último artículo, Microsoft ya ha publicado cómo optar fuera del cambio que va a activar un mínimo de 100 versiones en OneDrive y todas las bibliotecas de SPO. Imaginemos que esto va a incluir las pestañas de ficheros de Teams, Planner etc… ya que son realmente enlaces a bibliotecas de SPO.

Vas a tener que usar un nuevo commandlet de PowerShell en el SharePoint Online Management Shell para modificar el parámetro de tu entorno y como es nuevo tendrás que actualizar tu SPOMS a la última versión.

Lo más importante de todo es que tienes que hacerlo antes del 30/9/2018 porque al día siguiente Microsoft va a empezar a desplegar el cambio a nivel global y no puedes volverte atrás después del cambio. Sólo será posible configurar menos de 100 versiones o desactivar versiones a través del API para bibliotecas individualmente.

¿Debes hacerlo? – Buena pregunta. Microsoft, hace poco, subía la cantidad de almacenaje por usuario desde 500MB a 10GB – ahora sabemos por qué! Combinado con el espacio base de 1TB es probable que la mayoría de organizaciones no vaya a tener problemas de espacio, pero hay usuarios especiales que siempre generan ficheros de grandes tamaños como audio, video, CAD, etc…

En estos casos, si los números os dicen que vais a quedaros sin espacio de almacenaje, las dos opciones son, comprar más espacio o cambiar este parámetro ahora y seguir gestionando las versiones como habéis hecho hasta ahora.

MC145945/MC145946: Cambios a la configuración de acceso a Teams
Hasta ahora hemos podido bloquear el uso de Teams a nivel global, con un simple interruptor en el admin central ( Configuración – Servicios y complementos – Teams ).

Desde ahora, lo tenemos que hacer UNO POR UNO para cada usuario normal de nuestra organización dentro del diálogo de licenciamiento del usuario. ¡Vaya avance! Si eres el admin en una empresa grande tienes mi simpatía. Quizás puedas buscar una solución con un script de PowerShell.

Para los usuarios invitados, se puede bloquear su acceso desde el nuevo centro de admin de Teams y Skype o con un commandlet. Ver esta página para más información y detalles de los commandlets disponibles.

p.d. El enlace al final de la página para saber más va a la misma página – grande Microsoft 🤦

MC146507/MC146520 : Protección contra suplantación de identidad para todos
Antes, protección contra ‘phishing‘ – correos electrónicos de personas falsificando su identidad para fingir ser un conocido u organización de confianza para sacar información y/o dinero del receptor – estaba sólo disponible con la suscripción E5, el más caro de Office 365.

Ahora Microsoft ha abierto esta protección a todos los usuarios que tienen Exchange Online incluido en su licencia.

Puedes leer más sobre cómo configurar la protección para tu entorno aquí. Incluye información no sólo sobre cómo detectar y tratar estos emails que tus usuarios reciben, pero también cómo activar funcionalidad para que los receptores de los emails de tu organización pueden comprobar que realmente son de la persona que dicen.

MC146001: Nueva certificado TLS para Exchange Online
Sólo para organizaciones con sus propios servidores de correo electrónico configurados para validar el certificado TLS usado en Exchange Online.

Microsoft va a cambiar su certificado TLS usado en Exchange Online el 3/9/2018 y si antes de esta fecha tu entorno no está configurado para los nuevos URL’s asociados con la validación es probable que los emails no lleguen.

Los nuevos datos sobre el certificado se encuentran aquí.

MC147113: Stream para suscripciones de Office 365 Empresa Essentials, Office 365 Empresa Premium y Microsoft 365 Business
En un mundo cada vez más dominada por YouTube, YouTubers e ‘influencers’ – por favor!!! – Microsoft no te ha quedado corto y Stream es su entorno para compartir videos dentro de tu organización.

Ahora Microsoft está abriendo el servicio a todos estos pobres millennials con licencias de Office 365 Empresa Essentials, Office 365 Empresa Premium y Microsoft 365 Business para que puedan unirse con sus compañeros con licencias ‘Enterprise’ que han estado disfrutando de la plataforma desde su inauguración.

Si tu jefe piensa que esto va a ser malo para la productividad se puede bloquear quitando la opción en la licencia de cada usuario.

MC147032: Mejoras para el webpart de noticias y edición en páginas modernas
El webpart de noticias para las páginas modernas se actualiza con nuevos diseños incluyendo soporte para carrusel – sólo nos falta el texto parpadeando y puedo volver a vivir mis primeros años de Internet!

Más útil es el segundo cambio, que alerta al usuario cuando otra persona está editando la misma página, quién es y cómo contactarlo, seguramente con críticas constructivas sobre sus habilidades literarias o gráficas. También, después de 5 minutos sin cambios al contenido de la página, la sesión del usuario se caducará de forma automática, permitiendo a otros seguir editando.

MC146974: Añadir páginas, noticias o listas de SPO en Teams con una pestaña
Teams sigue creciendo y ahora se permite añadir más tipos de pestañas en la cabecera para tener accesos directos a no solamente ficheros y bibliotecas, pero ahora también a listas, páginas y noticias que existen en el sitio de SPO asociado con el grupo del Team.

Cada ‘clic’ cuenta en la batalla de productividad. Optimiza tu navegación en Teams hoy.

MC146947: Formatear las vistas en SPO como quieras
Las vistas de listas y bibliotecas en SharePoint ha sido uno de los elementos más potentes y menos apreciados. Cuando era más joven, la música venía en discos plateados, mi teléfono móvil sólo hacía llamadas e implementábamos vistas para cada tipo de usuario, ajustando las columnas, filtros y ordenándolos a sus necesidades y, de vez en cuando añadíamos un poco de código con algo reciente llamado jQuery para ir más allá de las opciones que las vistas nos proporcionaban. ¡Qué días aquellos!

Hoy, las vistas en las páginas modernas todavía no pueden soportar todas las opciones que disponemos en la experiencia clásica pero esta novedad de Microsoft nos permite hacer unas vistas más bonitas tanto visualmente como funcionalmente superiores que las vistas por defecto. En vez de jQuery tenemos que usar JSON – para más detalles mirar aquí y aquí

MC146822: Subsitios pueden heredar 'site designs' y 'site scripts' del sitio 'hub'
Los sitios ‘hub’ o concentrador ahora permiten que los sitios asociados con el hub hereda su ‘site design’ (diseño de sitio) y ‘site script’ (script de inicialización de un sitio) eliminando la necesidad de volver a aplicar el tema elegido para vuestro entorno y las acciones necesarios para añadir columnas/listas/etc…

Mientras que se puede convertir un sitio clásico en hub, la integración y estas novedades están destinadas a los sitios modernos de equipos y comunicación siendo el sitio de comunicación claramente la opción principal para un sitio hub.

Para aprender más sobre ‘site designs’ y ‘site scripts’ puedes empezar aquí.

MC146814: Bloquear reenvíos de convocatorias a otros
Inicialmente disponible en Outlook para Web y Windows – versión Office 365 (se supone que la funcionalidad llegará más tarde a las apps para móviles y Mac) y para usuarios cuyo inbox está en Office 365 (no está garantizado si tu inbox no está en la nube de Microsoft), esta nueva funcionalidad en las opciones de respuesta en una convocatoria, permite al convocador bloquear que los invitados reenvien la convocatoria a otros usuarios.

El bloqueo funciona en Exchange Online y por lo tanto, si un usuario intenta reenviar una convocatoria, va a recibir un mensaje poco después diciendo que no ha sido posible mandar la convocatoria.

MC146805: Ordenar ficheros compartidos por otros contigo por usuario y fecha compartidos en ODB para mobile
La app de OneDrive para Empresas en los móviles mejora con la capacidad de ordenar ficheros compartidos por otros usuarios, por el nombre del usuario que ha compartido el fichero y, cuando se ha compartido el fichero con ellos.

Para los usuarios que comparten más por OneDrive que por SharePoint, esta mejora sería un gran ayuda localizando ficheros en sus dispositivos móviles.

MC146320: Guía para eliminar un usuario
Cuando alguien deja tu organización por cualquier razón, qué hacer con sus ficheros, cuenta de correo electrónico y licencias asociadas siempre cae sobre administrador de informática. El nuevo flujo para eliminar un usuario de Office/Microsoft 365 ayuda con esta tarea.

Después de bloquear su acceso a su antigua cuenta, el nuevo flujo ayuda a quitar o reasignar sus licencias y dar a otros usuarios acceso a sus ficheros en OneDrive y a su cuenta de correo electrónico. Su cuenta de correo electrónico se puede convertir en un inbox compartido, se puede configurar una respuesta automática para todos o sólo dentro de tu organización y se puede quitar alias asociadas a su cuenta – muy útil si el ex-collega tenía muchas relaciones con tus clientes y/o proveedores.

Se puede ver como funciona el flujo aquí.

MC146317: 'guardar para más adelante' llega a SPO
Para variar, una funcionalidad ya presente en la app de SharePoint para móviles llega por fin a SPO – guardar para más adelante.

Si no tienes tiempo para leer las últimas noticias de tus colegas cuando los encuentras, puedes añadirlo a tu lista ‘para leer más tarde’ y volver a encontrarlo en tu commute a casa – pero sólo si no vas conduciendo, claro 😉

MC146274: Nuevas opciones de color en cabeceras de páginas en SPO
No queda muy claro si sólo aplica a los sitios hub modernos de comunicación o a todo tipo de sitios pero tampoco es gran cosa – en vez de blanco, permite elegir un color más ligero, suave, oscuro o fuerte que el color principal del tema aplicado o gris para la cabecera de la página. Encima sólo estará disponible para los temas que vienen con Office 365 – los temas customizados no lo tendrán.

Únicamente de interés para los fanáticos de branding.

MC146273: Usuarios ahora pueden borrar sus datos en FreeTime
Como dice en el título, los usuarios de FreeTime ahora pueden borrar sus datos para eliminar información sobre sus horarios no-reservados.

ESPERA!! ¿Que es FreeTime?

Microsoft tiene un skunkworks llamado ‘Garage’ donde los Microsofties pueden trabajar en proyectos innovadores fuera de su horario laboral – tienen que estar enfermos 🤪

Uno de estos proyectos en llegar a ver la luz del día ha sido FreeTime – un add-in para Outlook que intenta evitar el sin fin de reenvío de emails para cerrar una fecha y hora para una reunión.

El concepto es simple – en vez de proponer una fecha y hora, el convocador propone varios y todos los asistentes indican cuáles pueden encajar con su calendario e incluso marcar una como preferida. Cuando hay asistentes de fuera de tu organización esto es una buena solución al problema.

Vamos a probarlo y más adelante compartimos nuestra experencia con el add-in.

MC146221: Nuevo commandlet para cambiar el email de un grupo de O365
Siempre hay arrepentimientos, pero ahora la dirección de correo electrónico que has elegido para este grupo de Office 365 no tiene que ser uno de ellos. Un nuevo commandlet te permite modificarlo.

Ahora, sólo necesito una máquina del tiempo para volver a cuando tenía 13 años para evitar ese terrible corte de pelo ✂

MC145792: Live events para Teams, Yammer y Stream
Para estos gerentes superestrella que piensan que son igualitos a Elon Musk o Richard Branson – añade un par de litros de gasolina a su fuego y dejarles crear eventos en directo para hasta 10.000 espectadores.

Hay algunas cosas para configurar y hacen falta suscripciones/licencias de E3 o E5.

MC145692: Tres mejoras para auto-creación de subsitios en SPO
Tres cambios en uno para la creación de sitios en SPO:

Plantillas modernas de sitios de equipo y comunicación ahora disponibles incluso con la creación de Grupos de Office 365 desactivado.

Las opciones para usuarios para crear sitios y subsitios han sido retocados para ser más flexibles.

Los usuarios ahora pueden elegir el idioma por defecto para nuevos sitios modernos.

Más detalles aquí.

MC145014: Auto-auditoría de los inbox en Exchange Online
Buenas noticias para los amantes de auditorías…. o sea, nadie. Bueno, Microsoft va a activar una serie de logs de auditoría para un grupo de eventos por defecto para todos los inbox en Exchange Online.

Si, por cualquier razón, ésto no flota tu barquito y quieres desactivarlo, como que no, hay un commandlet para hacerlo pero, como estos logs pueden ser útiles con la conformidad de la nueva ley europea sobre privacidad y, Microsoft indica que van a seguir añadiendo eventos a la auditoría cuando estén disponibles, no creo que sea una mala idea dejarlo activado.

Más información aquí.

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